Určite sa to stalo aj vám. Pozreli ste sa na hodinky a zrazu ste zistili, že je večer a vy ste nestihli ani polovicu toho, čo ste chceli. Ako je to možné? S veľkou pravdepodobnosťou ste prokrastinovali, robili ste veci, ktoré ste v ten deň ani nechceli, a od hlavnej úlohy ste neustále odskakovali. Všetky vymenované faktory sú úplne bežné a stretnete sa s nimi hlavne vtedy, keď si deň vôbec nenaplánujete, alebo si ho naplánujete, no nie správne. Ako teda plánovať pracovný aj voľný čas tak, aby ste ho využili na maximum? Pripravili sme si pre vás zopár praktických tipov.
Niekto si rád plánuje nadchádzajúci deň do papierového diára, iný zas preferuje rôzne aplikácie, prípadne kombináciu oboch. Na začiatok sa preto rozhodnite pre jednu z možností a následne, keď si časom uvedomíte, že vám nevyhovuje, ju jednoducho zmeňte.
Najlepšie spravíte, keď sa budete snažiť nájsť si svoj vlastný spôsob plánovania. Nekopírujte zbytočne ostatných a nesnažte sa používať niektoré nástroje len preto, lebo vyhovujú vašim blízkym alebo niekomu, koho poznáte.
Ak sa rozhodnete plánovať si svoj deň pomocou aplikácií, vyskúšať môžete niektoré z najobľúbenejších a najrozšírenejších, ku ktorým sa radia:
V online aplikáciách sa nebojte meniť farby písma a používať rôzne značky, ktoré vám sprehľadnia celý denný harmonogram a zaistia, že sa v ňom nestratíte. V bežných, papierových diároch alebo zošitoch, zas používate farebné perá, nálepky a rôzne predeľovače.
Ak ste si doteraz svoje dni neplánovali, budete si musieť z tejto činnosti spraviť zvyk. To znamená, že v prvé dni sa do nej budete musieť doslova tlačiť. Keď však niekoľko dní či týždňov vydržíte, môžete si byť istí, že sa z každodenného plánovania stane prirodzená vec, ktorú budete vykonávať automaticky.
Ako si však zjednodušiť celý proces vytvárania zvyku? Jednoducho, pomocou týchto krokov:
Počas dňa vykonávame viacero úloh, ktoré môžeme deliť do dvoch kategórií:
Ak netušíte, do ktorých kategórií patria vaše úlohy, dokážete to veľmi jednoducho zistiť. Všetky si ich spíšte na papier pod seba. Keď majú niektoré deadline, napíšte ho k nim. Projekty a povinnosti, ktoré majú najkratší deadline sú najväčšou prioritou. To isté platí aj pre veľké projekty, na ktoré síce máte niekoľko dní či týždňov, no sú náročné na čas a ich skompletizovanie vás bude stáť veľa energie.
Do kategórie menších a menej dôležitých úloh sa radia spravidla menšie administratívne činnosti, ktoré nemajú žiaden deadline a nezávisí od nich chod firmy alebo jadro vašej práce. Môže ísť napríklad o odpísanie na e-mail alebo pracovný telefonát ohľadom nejakej menej dôležitej veci.
Rovnakým spôsobom si rozdeľte aj úlohy, ktoré sa spájajú s vaším osobným životom.
Po dobu niekoľkých dní sa sledujte a zistite, kedy máte najviac energie. Je to hneď ráno, prípadne doobeda po tom, ako si vychutnáte svoju prvú šálku kávy? Alebo je to až vo večerných hodinách, keď väčšina ľudí ide do postele?
Čas najvyššej produktivity využite na najťažšie a najkomplikovanejšie úlohy, ktoré vám zoberú najviac energie a naopak. Menšie úlohy, ktoré robíte automaticky, si naplánujte na čas, kedy je vaša produktivita na bode mrazu. Takýmto spôsobom si zaistíte, že sa s jednotlivými povinnosťami nebudete príliš trápiť a vždy odvediete dobrú prácu.
Pri plánovaní je dôležité zostať nohami pevne na zemi a zbytočne to nepreháňať. Ak si totižto na deň naplánujete množstvo rôznych úloh, budete v strese. Nehovoriac o tom, že keď ich nestihnete (čo sa s veľkou pravdepodobnosťou aj stane), budete sa cítiť demotivovaní a neproduktívni.
Namiesto desiatok náročných úloh si na deň naplánujte dve, maximálne tri, ktorým môžete venovať dostatok času, pozornosti aj energie. Ostatné úlohy by mali byť skôr menšie a doplnkové, ako napríklad odpovedanie na e-maily alebo pracovné hovory s kolegami.
Ak toho máte veľa a bojíte sa, že na niečo zabudnete, naplánujte si rovno niekoľko dní za sebou. Keď si úlohy napíšete na papier alebo do aplikácie, môžete ich pokojne pustiť z hlavy. A v prípade, že by sa vám niečo zmenilo, úlohu veľmi jednoducho preplánujete na iný deň.
Po týždni, prípadne mesiaci (čo vám bude vyhovovať viac), sa na svoj harmonogram (plán) pozrite a zistite, čo by ste mohli vylepšiť, aby ste sa v ňom lepšie vyznali a urýchlili niektoré procesy. Zdá sa vám, že úlohy splývajú, pretože ich píšete podobnými farebnými odtieňmi? Jednoducho vymeňte perá alebo začnite používať fixky a zvýrazňovače.
Alebo ste zistili, že plánovanie do diára aj aplikácie je príliš komplikované a časovo náročné? Začnite využívať len jednu z možností, prípadne siahnite po elektronickom diári a navzájom ho s aplikáciou prepojte.
Na plánovaní ide vždy niečo zlepšiť, urýchliť alebo zautomatizovať, preto si nezabudnite svoj predchádzajúci týždeň alebo mesiac zhodnotiť a prípadné novinky rovno aplikovať do praxe.
Ak sa vám zdá, že sa na jednotlivé úlohy nedokážete sústrediť a idú vám veľmi pomaly, vyskúšajte rôzne overené techniky určené na podporenie produktivity. K nim sa radí napríklad technika Pomodoro alebo Flowtime.
Pomodoro je druh metódy organizácie času, ktorú na konci 80. rokov vyvinul Francesco Cirillo. Technika využíva časovač na rozdelenie jednotlivých úloh na časti, ktoré majú spravidla 25 minút. Dĺžku jednotlivých častí si však môžete predĺžiť aj na dlhšie úseky, napríklad na 30 alebo 40 minút.
Technika Pomodoro funguje na základe niekoľkých krokov:
Pomodoro technika vyzerá na prvý pohľad veľmi jednoducho, možno až neúčinne. Pravdou však je, že keď sa na úlohu, od ktorej by ste inak neustále odskakovali, alebo by ste ju stále odsúvali, budete sústrediť aspoň 25 minút, môžete s ňou pohnúť ďalej.
Pre mnohých je dokonca Pomodoro “motivačným štartom”. Keď im alarm po 25 minútach zazvoní, často ho vypnú a pracujú ďalej bez toho, aby si vôbec dali pauzu. V niektorých prípadoch totižto problém nerobí ani tak úloha, ako to, že sa človek nevie prinútiť začať.
Technika Flowtime síce nie je taká známa ako technika Pomodoro, no má množstvo benefitov, kvôli ktorým sa rozhodne oplatí vyskúšať ju. Jej autorkou je Zoe Read-Bivens, ktorá ju vymyslela ako prostriedok na odstránenie niektorých nedostatkov, s ktorými sa stretla pri používaní techniky Pomodoro.
Zoe totižto zistila, že dodržiavanie 25-minútových pracovných úsekov často prerušuje jej flow (pocit ponorenia sa do konkrétnej úlohy) a v konečnom dôsledku jej produktivitu skôr znižuje, ako zvyšuje. Aby tento problém vyriešila, snažila sa vytvoriť systém, ktorý by zachoval prospešné aspekty techniky Pomodoro a zároveň by nahradil tie, ktoré prácu komplikujú a spomaľujú.
Využívanie Flowtime techniky je jednoduché. Na začiatok si musíte vytvoriť časový harmonogram, ktorý vám pomôže pri plánovaní každodenných činností. Harmonogram si môžete vypracovať na papier, do diára alebo do tabuliek v počítači.
V harmonograme nesmú chýbať tieto stĺpce:
Následne sa môžete pustiť do využívania Flowtime techniky. Najprv si vyberte úlohu, na ktorej chcete pracovať a zaznačte si ju v harmonograme. Následne vyplňte čas, kedy na nej začínate pracovať.
Pri práci na úlohe sa sústreďte čisto na ňu. Zabudnite na multitasking, čiže robenie viacerých vecí naraz.
Pracujte dovtedy, kým nebudete potrebovať prestávku. Do harmonogramu si zapíšte čas prestávky a na chvíľu si oddýchnite. Kroky následne opakujte dovtedy, kým prácu nedokončíte.
Do harmonogramu si nezabudnite zapísať ani menšie vyrušenia, ako napríklad odchod na toaletu alebo telefonát, a celkový pracovný čas. Časový hárok si nechajte a raz za čas, najlepšie raz za týždeň alebo mesiac ho prejdite. Zistite, čo vám robí v rámci produktivity a sústredenia najväčšie problémy a čo by ste mohli vylepšiť.
K ďalším technikám podporujúcim produktivitu sa radia:
Zdá sa vám, že nie ste dostatočne produktívni alebo je váš pracovný život príliš chaotický? Začnite si ho plánovať a spravte si v ňom poriadok. Jednotlivé úlohy si zapíšte do diára alebo aplikácie a podporte nielen svoju produktivitu, ale aj motiváciu.
zdroj: lifehack.org
Najprv si nájdite spôsob plánovania, ktorý vám vyhovuje, či už to bude papierový diár, aplikácia alebo kombinácia oboch. Potom si z plánovania spravte zvyk a vyhraďte si naň presný čas. Nezabúdajte na rozdeľovanie úloh podľa priority, kde veľké a najdôležitejšie úlohy plánujte ako prvé.
Medzi najobľúbenejšie a najrozšírenejšie aplikácie na plánovanie patrí ToDoIst, Monday, Notion, Asana a Trello. Nebojte sa v nich meniť farby písma a používať rôzne značky, aby ste si vytvorili prehľadný denný harmonogram.
Počas dňa vykonávame úlohy, ktoré sa dajú deliť do dvoch kategórií: veľké a najdôležitejšie úlohy (najvyššia priorita), ktoré by ste si mali plánovať ako prvé, a menšie a menej dôležité úlohy (nižšia priorita), ktoré by ste mali plánovať až na koniec. Ak netušíte, do ktorých kategórií patria vaše úlohy, spíšte si ich na papier a zvážte, ktoré majú najkratší deadline alebo sú náročné na čas.
Študentka žurnalistiky, ktorá miluje kávu, dobré jedlo a píše články na všetky témy, ktoré sa k nej dostanú.
Mgr. Dávid Žáčik - PROMONE
Na pažiti 810/17
911 06 Trenčín
Slovensko
IČO: 45400636
E-mail: info@kuponovnik.sk
Kuponovnik.sk je služba, ktorá Vám pomáha šetriť peniaze pri nakupovaní cez internet, ale aj v klasických obchodoch. Každý deň u Nás nájdete aktualizované zľavy, akcie, kupóny a kódy pre slovenské eshopy. Použitie týchto kupónov je bezplatné.
